Privacybeleid

Gegevensbeschermingsbeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

HW Invest BV, met maatschappelijke zetel te Zolderse Kiezel 213, 3511 Hasselt en met ondernemingsnummer BE 0795.261.725, is de verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van je persoonsgegevens. HW Invest BV voert haar dakwerken uit onder de handelsnaam HWK Dakwerken.

Wil je contact met ons opnemen, dan kan dat via de onderstaande contactgegevens:

Contacteer je ons omdat je één van je rechten wil uitoefenen (zie punt 7), dan vragen we je om duidelijk aan te geven welk recht je wil uitoefenen. Wees daarbij zo specifiek mogelijk.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je hoedanigheid verzamelen we de volgende persoonsgegevens:

Van klanten

• Algemene identificatiegegevens (zoals naam, aanhef, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail, toegekende identificatiegegevens);
• Financiële identificatiegegevens (zoals identificatie- en bankrekeningnummers);
• Financiële middelen (zoals bezittingen) en solvabiliteit (op basis van openbare gegevens);
• Financiële transacties (zoals bedragen die de persoon die in het bestand is opgenomen moet betalen en heeft betaald);
• Compensaties;
• Beroepsactiviteiten (waaronder aard van de activiteit, aard van de goederen/diensten die door de persoon die in het bestand is opgenomen worden gebruikt of geleverd, zakenrelaties);
• Sociale contacten (in het kader van doorverwijzingen);
• Gebruik van media en communicatiemiddelen;
• Lidmaatschappen (andere dan professionele, politieke of vakbondslidmaatschappen);
• Overeenkomsten en afspraken met HW Invest BV;
• Alle andere persoonsgegevens die klanten op rechtmatige wijze aan HW Invest BV ter beschikking stellen.

Van prospecten

• Algemene identificatiegegevens (zoals naam, aanhef, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail, toegekende identificatiegegevens);
• Beroepsactiviteiten (waaronder aard van de activiteit, aard van de goederen/diensten die door de persoon die in het bestand is opgenomen worden gebruikt of geleverd, zakenrelaties);
• Alle andere persoonsgegevens die prospecten op rechtmatige wijze aan HW Invest BV ter beschikking stellen.

Van leveranciers

• Algemene identificatiegegevens (zoals naam, aanhef, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail, toegekende identificatiegegevens);
• Financiële identificatiegegevens (zoals identificatie- en bankrekeningnummers);
• Financiële transacties (zoals bedragen die de persoon die in het bestand is opgenomen moet betalen en heeft betaald);
• Compensaties;
• Beroepsactiviteiten (waaronder aard van de activiteit, aard van de goederen/diensten die door de persoon die in het bestand is opgenomen worden geleverd, zakenrelaties);
• Overeenkomsten en afspraken met HW Invest BV;
• Alle andere persoonsgegevens die leveranciers op rechtmatige wijze aan HW Invest BV ter beschikking stellen.

Persoonsgegevens van derden

Bezorg je ons persoonsgegevens van een derde, zoals onder meer van je personeel, zelfstandige medewerkers, bestuurders, vertegenwoordigers, klanten of leveranciers, dan garandeer je aan HW Invest BV dat:

• deze persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen van de derde en rechtmatig zijn verstrekt aan HW Invest BV;
• je HW Invest BV persoonsgegevens verstrekt die up-to-date zijn;
• je deze persoon relevante informatie hebt bezorgd over het bestaan en de inhoud van dit beleid.

3. Waarom verwerken we de persoonsgegevens (doeleinden)?

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

3.1. Uitvoeren van de overeenkomst

• Het correct uitvoeren van de overeenkomst;
• Het opstellen van facturen en facturatiegegevens;
• Klantenservice: zodat we je snel kunnen helpen bij vragen en/of problemen;
• Het versturen van enquêtes zodat we onze diensten kunnen verbeteren;
• Het uitvoeren van kredietcontroles en het onderzoeken, voorkomen en tegengaan van fraude.

3.2. Direct marketing

• Het versturen van nieuwsbrieven, aanbiedingen, acties, enzovoort aan prospecten. Hiervoor kan je je steeds afmelden via de opt-out in de e-mail.

3.3. Noodzakelijk voor het functioneren van onze onderneming

• Het verbeteren van onze dienstverlening;
• Het versturen van nieuwsbrieven, aanbiedingen, acties, enzovoort aan klanten. Hiervoor kan je je steeds afmelden via de opt-out in de e-mail;
• Het voorkomen van misbruik of oneigenlijk gebruik van onze diensten;
• Het bewaren van persoonsgegevens als bewijs of voor het instellen van een rechtsvordering;
• Het bewaren van persoonsgegevens om aanwezigheid op of deelname aan evenementen te registreren.

3.4. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld in het kader van antiwitwaswetgeving en terrorismebestrijding).

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens met ons te delen, maar als je de gevraagde persoonsgegevens niet meedeelt, is het mogelijk dat we je niet de gewenste diensten en/of producten kunnen leveren.

4. Rechtsgrond van de persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.1 is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst of om, op verzoek van de betrokkene, voor de sluiting van de overeenkomst maatregelen te nemen.

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.2 is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.3 is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van onze onderneming (enkel en wanneer het gerechtvaardigd belang van onze onderneming zwaarder doorweegt dan het belang van de betrokkenen). De belangen werden onder punt 3.3 verder uiteengezet.

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.4 vindt plaats om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op onze onderneming rusten.

5. Met wie delen we de persoonsgegevens?

Aan derde partijen verstrekken we geen persoonsgegevens, tenzij deze partijen contractueel verbonden zijn met HW Invest BV of in opdracht of onderaanneming van HW Invest BV handelen. Met deze partijen hebben we uiteraard afspraken gemaakt over de bescherming van je persoonsgegevens.

Het gaat onder meer om de leveranciers van de software waarmee we werken, zoals ons CRM-systeem voor het opvolgen van aanvragen en offertes, ons boekhoudpakket, de hosting van onze website en e-mail en, waar van toepassing, een e-mailmarketingdienst voor onze nieuwsbrief. Deze leveranciers verwerken je gegevens enkel in onze opdracht en volgens onze instructies, en zijn daartoe gebonden door een verwerkersovereenkomst.

Ook verstrekken we geen persoonsgegevens aan ondernemingen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij de Europese Commissie dat land een passend beschermingsniveau toekent, er passende waarborgen zijn zoals standaardcontractbepalingen of bindende bedrijfsvoorschriften, of een van de uitzonderingen geldt die de GDPR uitdrukkelijk toelaat.

In de wettelijk bepaalde gevallen zijn we wel verplicht om bepaalde persoonsgegevens mee te delen aan de welomschreven instanties.

6. Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?

We bewaren de persoonsgegevens enkel zolang dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de hierboven bepaalde doeleinden. Aangezien de bewaartermijn afhankelijk is van het doeleinde, maar ook van de soort persoonsgegevens, variëren de bewaartermijnen. We hanteren de volgende richtlijnen:

• Klantendossiers: tot twaalf jaar na de oplevering van de werken, de volledige duur van onze garantie: tien jaar wettelijke aansprakelijkheid als aannemer plus twee jaar extra garantie van HWK Dakwerken.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: tien jaar, zoals de btw- en boekhoudwetgeving voorschrijft.
• Aanvragen zonder overeenkomst: tot maximaal drie jaar na ons laatste contact.
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt.

Na afloop van deze termijnen verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens, tenzij een lopend geschil of een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

7. Welke rechten heb je?

7.1. Recht van inzage, rectificatie of wissing

Inzage. Je hebt het recht op inzage van je persoonsgegevens. Als je dit verzoekt, bezorgen we je een kopie van de verwerkte persoonsgegevens.

Rectificatie. Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten aanpassen.

Wissing. Je hebt het recht om HW Invest BV te vragen je gegevens te verwijderen, onder meer wanneer je je toestemming intrekt, wanneer je bezwaar maakt tegen een verwerking voor direct marketing, of wanneer we je gegevens niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze verzamelden. HW Invest BV verwijdert in dat geval je gegevens onverwijld, tenzij we ze nog moeten bewaren om een wettelijke verplichting na te komen of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

7.2. Recht op beperking van een verwerking die op je betrekking heeft

Je hebt het recht om de verwerking tijdelijk te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid van je persoonsgegevens betwist, wanneer je bezwaar hebt gemaakt en we dat bezwaar nog onderzoeken, of wanneer je de gegevens zelf nog nodig hebt voor een rechtsvordering terwijl wij ze niet langer nodig hebben.

7.3. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je zelf verstrekt hebt aan HW Invest BV op te vragen of te laten overdragen aan een andere onderneming.

7.4. Recht om toestemming in te trekken

Je hebt het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van je toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming, vóór de intrekking daarvan, onverlet.

7.5. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder

Ben je niet akkoord met het standpunt van HW Invest BV, heb je opmerkingen over de uitoefening van je rechten, of meen je dat de verwerking van je persoonsgegevens niet conform de wetgeving, inclusief de GDPR, gebeurt, dan kan je hiervoor een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7.6. Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

Je hebt steeds het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking voor het doeleinde van direct marketing. Praktisch gezien kan je dit doen door in de e-mails de opt-out aan te duiden, waarna je van ons geen direct marketing e-mails meer ontvangt. Het is uiteraard wel mogelijk dat we je nog contacteren in verband met de uitvoering van de overeenkomst.

Bovendien heb je ook steeds het recht om, om redenen die verband houden met je specifieke situatie, bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang.

8. Nieuwsbrief en formulieren op onze website

8.1. Nieuwsbrief

Via het formulier op onze website kan je je inschrijven op onze nieuwsbrief. Daarvoor verwerken we enkel je e-mailadres, samen met het tijdstip van je inschrijving. We gebruiken je e-mailadres om je nieuwsbrieven te sturen met nieuws over HWK Dakwerken, tips over dakwerken, isolatie en onderhoud, en occasionele aanbiedingen of acties.

De verzending van de nieuwsbrief aan wie zich via de website inschrijft, gebeurt op basis van je toestemming. Je geeft die toestemming door je e-mailadres in te vullen en op "Inschrijven" te klikken. Aan bestaande klanten kunnen we de nieuwsbrief ook sturen op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Je kan je toestemming op elk moment intrekken en je uitschrijven. Dat doe je via de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar info@hwk-dakwerken.be. Na je uitschrijving verwijderen we je e-mailadres uit onze verzendlijst. We kunnen wel een beperkt bewijs van je in- en uitschrijving bewaren om aan te tonen dat we je keuze gerespecteerd hebben.

Voor het beheer en de verzending van onze nieuwsbrief kunnen we gebruikmaken van een gespecialiseerde e-mailmarketingdienst. Die dienst treedt op als verwerker en mag je gegevens enkel gebruiken in onze opdracht en volgens onze instructies. Zo'n dienst kan ook bijhouden of een nieuwsbrief geopend werd en op welke links je klikt, zodat we onze nieuwsbrief kunnen verbeteren. De waarborgen uit punt 5 gelden ook hier.

8.2. Contact-, offerte- en berekeningsformulier

Via het contactformulier, het offerteformulier en de prijsberekening op onze website kan je ons een vraag stellen of een offerte aanvragen. Daarbij verwerken we de gegevens die je invult: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres van het project, de details over je dak of project en je bericht.

We gebruiken deze gegevens enkel om je vraag te beantwoorden, een plaatsbezoek in te plannen en een offerte op te maken. De rechtsgrond is het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst, op jouw verzoek. Je ingevulde formulier wordt per e-mail aan ons bezorgd en opgeslagen in het beheersysteem van onze website. Daarnaast nemen we je aanvraag op in ons CRM-systeem (klantenbeheersysteem), zodat we ze kunnen opvolgen: je terugbellen, een plaatsbezoek inplannen en de offerte opmaken en bijhouden. De leverancier van dat systeem treedt op als verwerker en mag je gegevens enkel gebruiken in onze opdracht.

Word je klant, dan bewaren we je gegevens zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaartermijnen. Komt er geen overeenkomst, dan bewaren we je aanvraag tot maximaal drie jaar na ons laatste contact, tenzij je vraagt om ze vroeger te verwijderen. We gebruiken de gegevens uit een formulier niet om je nieuwsbrieven te sturen, tenzij je je daar apart voor inschrijft of klant wordt.

9. Cookies

HW Invest BV gebruikt ook cookies op de website. Cookies zijn kleine deeltjes informatie die door de browser op je computer worden opgeslagen en ons toelaten om bepaalde inlichtingen over de gebruikers van de website te registreren (bijvoorbeeld taalkeuze, duur van je bezoek op de website). Deze gegevens helpen ons om de website beter af te stemmen op je wensen, voorkeuren en gebruiksgemak.

Meer informatie over deze cookies vind je in ons cookiebeleid hieronder.